秘书要有活跃的思维
所谓写作外化，就是将意化中孕育成型的精神胎儿定型身外，使之书面化和外观化的过程。古人称之为“考辞”。它是写作的成熟和完成阶段。外化即思维成果的物态化。这一过程，从写作主体看，表现为紧张、持续的书写（或电脑操作）行为；从时间看，及时、集中；从内容看，表情达意，化“思”为“文”。
写作外化，是由“思”到“文”，围绕着表意行文的目标进行的。表意，就是对运思中孕育生成的“意”进行表述和传达；行文就是用语言文字、一定款式和构成形式及其规则进行书写或操作。
写作外化最基本最主要的条件是主体能动的行为和思维的活跃。外化的关键是将思维内容和内部语言转化为文字符号。转化的基本形式是行文操作，通过一定体式的句、段篇的创造型建构，将运思孕育的“意态文”符号化。符号化是实现写作外化的鲜明标志，也是衡量写作成败得失的依据。
应当明确，写作在个体身上发生时的现象和过程是动态的，“物、感、思、文”的三重转化并不是线形平面的，各个环节不仅互逆互动，互摄互生，而且思维活动无处不在，同时又受客体、主体、载体、受体诸因素的影响和制约。纵横各因素的渗透、交叉、整合，写作过程呈现立体复合状态，其规律只是文字表述时的线形展开，切不可机械地理解。