董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
工作内容 | 工作要求 | 工作流程 |
一、 办公室 内 务 1、办公环境 | 明亮整洁 一尘不染 家具摆放整齐 办公桌无文件累积 文件整齐规范 图书排放整齐 | 1、 每天准时上班。 2、 开窗通风。 3、 清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。 4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。 5、 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。 6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。 7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。 8、 每两周吸尘一次。 |
2、文件管理 | 流程齐全 分类合理 处理及时 管理规范 | 1、 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。 2、 外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。 3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。 4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 5、 内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 6、 公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。 7、 重要的和紧急的文件，须提醒董事长。 8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。 9、 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。 |
二、来宾接待 | 彬彬有礼 热情接待 | 1、 笑脸相迎，茶水相待。 2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。 3、 索要名片。 4、 及时向董事长请示。 5、 按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。 6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。 |
三、会务服务 1、 董事会 | 准备充分 安排周全 接待周到 组织完善 | 1、 会议议程的拟定。 2、 确定与会人员。 3、 会议通知起草和发送。 4、 会议文件的准备。 5、 会议场所的确认及会场布置。 6、 会议签到及记录。 7、 与会人员的接待工作。 |
2、 工作会 | 1、 检查会场环境是否干净整洁。 2、 检查会议通知是否到位。 3、 检查会议文件准备是否齐备。 4、 会议人员的接待。 5、 会议期间的服务。 |